Politica de confidențialitate

1. Introducere

West City Hotel S.R.L. respectă dreptul la viață privată al tuturor persoanelor care utilizează website-ul www.westcityhotel.ro și se angajează să protejeze datele cu caracter personal prelucrate în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal („GDPR”), precum și cu legislația națională aplicabilă.

Prezenta Politică de Confidențialitate explică modul în care colectăm, utilizăm, stocăm, protejăm și divulgăm datele cu caracter personal obținute prin intermediul website-ului, al rezervărilor, al formularelor de contact sau prin orice altă interacțiune cu West City Hotel.

Vă recomandăm să citiți cu atenție această Politică pentru a înțelege modul în care sunt prelucrate datele dumneavoastră, drepturile de care beneficiați și modalitatea prin care acestea pot fi exercitate.

Prin utilizarea website-ului și prin furnizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, confirmați că ați luat cunoștință de conținutul prezentei Politici de Confidențialitate.

2. Operatorul datelor cu caracter personal

Operatorul datelor cu caracter personal este:
West City Hotel S.R.L.

• Sediu social: Str. Avram Iancu nr. 442–446, Florești, jud. Cluj, România
• CUI: RO25643265
• Nr. Reg. Com.: J2009001210122
• Certificat de clasificare: nr. 12570 / 6224 din 02.10.2012
• Website: www.westcityhotel.ro

Pentru întrebări privind prelucrarea datelor cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR, ne puteți contacta:

• E-mail: dpo@westcityhotel.ro
• Telefon: +40 264 501 820
• Adresă poștală: Str. Avram Iancu nr. 442–446, Florești, jud. Cluj, România

Vom depune toate eforturile pentru a răspunde solicitărilor dumneavoastră în termenul prevăzut de legislația aplicabilă.

3. Ce date cu caracter personal colectăm

În funcție de serviciile pe care le utilizați și de modul în care interacționați cu West City Hotel, putem colecta următoarele categorii de date cu caracter personal:
a) Date de identificare și contact

• nume și prenume;
• adresă de e-mail;
• număr de telefon;
• adresă poștală (atunci când este necesară).

b) Date necesare efectuării rezervărilor

• perioada sejurului;
• tipul camerei rezervate;
• numărul de persoane;
• preferințe privind cazarea;
• solicitări speciale transmise de dumneavoastră.

c) Date necesare pentru facturare

În cazul în care solicitați emiterea unei facturi, putem prelucra:

• numele persoanei sau al companiei;
• adresa de facturare;
• codul de identificare fiscală (CUI), după caz;
• alte informații necesare emiterii documentelor fiscale.

d) Date colectate prin formularele disponibile pe website

Atunci când completați formularele de contact, solicitare ofertă sau alte formulare disponibile pe website, putem prelucra informațiile furnizate voluntar, inclusiv mesajele și documentele transmise.

e) Date colectate automat

În timpul utilizării website-ului pot fi colectate automat anumite informații tehnice, precum:

• adresa IP;
• tipul browserului;
• sistemul de operare;
• tipul dispozitivului utilizat;
• informații privind navigarea pe website;
• date colectate prin cookie-uri și tehnologii similare, în conformitate cu Politica privind Cookie-urile.

West City Hotel nu colectează în mod intenționat categorii speciale de date cu caracter personal (date sensibile), cu excepția cazurilor în care acest lucru este necesar pentru furnizarea serviciilor solicitate sau este impus de legislația aplicabilă.

4. Cum colectăm datele cu caracter personal

West City Hotel colectează date cu caracter personal prin următoarele modalități:

a) Direct de la dumneavoastră

Colectăm datele pe care ni le furnizați în mod voluntar atunci când:

• efectuați o rezervare;
• completați formularul de contact;
• solicitați o ofertă pentru un eveniment sau o conferință;
• ne contactați prin e-mail, telefon sau prin alte mijloace de comunicare;
• vă înscrieți pentru a primi comunicări comerciale, atunci când vă exprimați consimțământul.

b) Automat, prin utilizarea website-ului

Atunci când vizitați website-ul nostru, anumite informații tehnice sunt colectate automat prin intermediul cookie-urilor și al tehnologiilor similare, în conformitate cu Politica privind Cookie-urile.

c) Din alte surse

În anumite situații, putem primi informații despre dumneavoastră de la parteneri contractuali, platforme de rezervări online sau alte surse autorizate, atunci când acest lucru este necesar pentru gestionarea rezervării, furnizarea serviciilor solicitate sau îndeplinirea obligațiilor legale.

Ne asigurăm că toate datele cu caracter personal sunt colectate și prelucrate în mod legal, transparent și numai în scopurile prevăzute în prezenta Politică de Confidențialitate.

5. Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării

West City Hotel prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal numai în măsura în care acest lucru este necesar și în baza unuia sau mai multor temeiuri legale prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

Datele pot fi prelucrate în următoarele scopuri:

a) Gestionarea rezervărilor și furnizarea serviciilor hoteliere

• Prelucrăm datele necesare pentru efectuarea, confirmarea, modificarea sau anularea rezervărilor, precum și pentru furnizarea serviciilor solicitate pe durata sejurului.
• Temei legal: executarea unui contract sau efectuarea demersurilor necesare înaintea încheierii unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR).

b) Îndeplinirea obligațiilor legale

• Prelucrăm anumite date pentru a respecta obligațiile prevăzute de legislația fiscală, contabilă, turistică sau de alte reglementări aplicabile.
• Temei legal: îndeplinirea unei obligații legale (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR).

c) Comunicarea cu dumneavoastră

• Utilizăm datele de contact pentru a răspunde solicitărilor, întrebărilor, reclamațiilor sau cererilor transmise prin intermediul website-ului, prin e-mail sau telefon.
• Temei legal: executarea unui contract, efectuarea demersurilor precontractuale sau interesul legitim al operatorului (art. 6 alin. (1) lit. b) și f) GDPR).

d) Transmiterea comunicărilor de marketing

• Cu acordul dumneavoastră, vă putem transmite informații despre oferte, promoții, evenimente sau alte servicii oferite de West City Hotel. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii acestuia.
• Temei legal: consimțământul persoanei vizate (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR).

e) Îmbunătățirea serviciilor și a website-ului

• Putem utiliza anumite informații pentru analizarea modului de utilizare a website-ului, îmbunătățirea serviciilor oferite și asigurarea securității sistemelor informatice.
• Temei legal: interesul legitim al operatorului (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

West City Hotel prelucrează datele cu caracter personal numai pentru scopurile pentru care acestea au fost colectate sau pentru alte scopuri compatibile cu acestea, în conformitate cu legislația aplicabilă.

6. Cui divulgăm datele cu caracter personal

West City Hotel tratează cu confidențialitate toate datele cu caracter personal și nu le vinde, nu le închiriază și nu le divulgă către terți în scopuri comerciale.

Datele dumneavoastră pot fi comunicate numai atunci când acest lucru este necesar pentru furnizarea serviciilor solicitate, pentru îndeplinirea obligațiilor legale sau pentru protejarea intereselor legitime ale hotelului.

În funcție de situație, datele cu caracter personal pot fi divulgate către:

• furnizori de servicii IT, găzduire web și mentenanță a sistemelor informatice;
• furnizori de servicii de procesare a plăților;
• furnizori de servicii de e-mail și comunicare;
• platforme de rezervări online și parteneri comerciali implicați în procesarea rezervărilor;
• consultanți juridici, contabili, auditori sau alți prestatori de servicii profesionale;
• autorități publice, instituții ale statului sau alte organisme competente, atunci când divulgarea este impusă de lege.

Toți partenerii și furnizorii care prelucrează date în numele West City Hotel sunt obligați să respecte cerințele aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal și să asigure un nivel adecvat de securitate și confidențialitate.

În situația în care datele sunt transferate către persoane împuternicite sau parteneri aflați în afara Spațiului Economic European, West City Hotel va implementa măsurile de protecție prevăzute de GDPR pentru a asigura un nivel adecvat de protecție a datelor.

7. Perioada de stocare a datelor cu caracter personal

West City Hotel păstrează datele cu caracter personal numai pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate sau pe durata prevăzută de legislația aplicabilă.

Perioada de stocare poate varia în funcție de natura datelor și de scopul prelucrării. Astfel:

• datele aferente rezervărilor și serviciilor hoteliere sunt păstrate pe durata necesară executării contractului și ulterior, conform obligațiilor legale aplicabile;
• datele utilizate pentru facturare și evidență contabilă sunt păstrate pe perioada prevăzută de legislația fiscală și contabilă;
• datele prelucrate în scopuri de marketing sunt păstrate până la retragerea consimțământului sau până când acestea nu mai sunt necesare pentru scopul pentru care au fost colectate;
• datele colectate prin intermediul cookie-urilor sunt păstrate conform perioadelor indicate în Politica privind Cookie-urile.

La expirarea perioadei de stocare, datele cu caracter personal vor fi șterse sau anonimizate, cu excepția cazurilor în care legislația impune păstrarea acestora pentru o perioadă mai îndelungată.

8. Securitatea datelor cu caracter personal

West City Hotel acordă o importanță deosebită protecției datelor cu caracter personal și implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea acestora.

Printre măsurile implementate se pot regăsi:

• controlul accesului la datele cu caracter personal;
• utilizarea conexiunilor securizate și a tehnologiilor de protecție a informațiilor;
• monitorizarea și actualizarea periodică a sistemelor informatice;
• instruirea personalului cu privire la protecția datelor;
• colaborarea cu furnizori care respectă cerințele aplicabile privind securitatea informațiilor și protecția datelor.

Deși depunem toate eforturile pentru a proteja datele cu caracter personal, niciun sistem informatic și nicio metodă de transmitere a informațiilor prin internet nu poate garanta securitatea absolută.

În cazul identificării unui incident de securitate care poate afecta drepturile și libertățile persoanelor vizate, West City Hotel va acționa în conformitate cu obligațiile prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și de legislația aplicabilă.

9. Cookie-uri și tehnologii similare

Website-ul West City Hotel utilizează cookie-uri și tehnologii similare pentru a asigura funcționarea corespunzătoare a website-ului, pentru îmbunătățirea experienței utilizatorilor, pentru analizarea traficului și, după caz, pentru personalizarea conținutului și a comunicărilor de marketing.

Cookie-urile utilizate pot fi clasificate în următoarele categorii:

• cookie-uri strict necesare, indispensabile pentru funcționarea website-ului;
• cookie-uri de analiză și performanță, utilizate pentru a înțelege modul în care este utilizat website-ul și pentru îmbunătățirea serviciilor oferite;
• cookie-uri de funcționalitate, care permit memorarea anumitor preferințe ale utilizatorilor;
• cookie-uri de marketing, utilizate numai cu acordul dumneavoastră, pentru afișarea unor comunicări și oferte relevante.

Cu excepția cookie-urilor strict necesare, toate celelalte categorii de cookie-uri sunt utilizate numai după exprimarea consimțământului dumneavoastră, în conformitate cu legislația aplicabilă.

Pentru informații complete privind tipurile de cookie-uri utilizate, durata de stocare și modalitatea de gestionare a preferințelor dumneavoastră, vă rugăm să consultați Politica privind Cookie-urile disponibilă pe website.

10. Drepturile persoanelor vizate

În conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), beneficiați de următoarele drepturi cu privire la datele dumneavoastră cu caracter personal:

a) Dreptul de acces

• Aveți dreptul de a solicita confirmarea faptului că prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal și de a primi informații privind modul în care acestea sunt utilizate.

b) Dreptul la rectificare

• Aveți dreptul de a solicita corectarea sau completarea datelor cu caracter personal care sunt inexacte sau incomplete.

c) Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”)

• În anumite situații prevăzute de lege, puteți solicita ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal.

d) Dreptul la restricționarea prelucrării

• Aveți dreptul de a solicita limitarea prelucrării datelor în cazurile prevăzute de GDPR.

e) Dreptul la portabilitatea datelor

• Aveți dreptul de a primi datele cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum și dreptul de a solicita transmiterea acestora către un alt operator, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale.

f) Dreptul la opoziție

• Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal în situațiile prevăzute de legislația aplicabilă, inclusiv atunci când prelucrarea se bazează pe interesul legitim al operatorului sau este efectuată în scopuri de marketing direct.

g) Dreptul de a vă retrage consimțământul

• În situațiile în care prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră, îl puteți retrage în orice moment. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea acestuia.

h) Dreptul de a depune o plângere

• Dacă apreciați că drepturile dumneavoastră au fost încălcate, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) sau de a vă adresa instanțelor competente.

Exercitarea acestor drepturi este gratuită, cu excepția situațiilor în care cererile sunt vădit nefondate sau excesive, în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.

11. Exercitarea drepturilor

Pentru exercitarea oricăruia dintre drepturile prevăzute de prezenta Politică de Confidențialitate sau de Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), ne puteți transmite o solicitare utilizând datele de contact de mai jos:

• E-mail: dpo@westcityhotel.ro
• Telefon: +40 264 501 820
• Adresă poștală: Str. Avram Iancu nr. 442–446, Florești, jud. Cluj, România

Pentru a proteja confidențialitatea datelor cu caracter personal, este posibil să vă solicităm informații suplimentare necesare verificării identității înainte de soluționarea cererii.

West City Hotel va răspunde solicitărilor fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în termen de cel mult o lună de la primirea acestora, cu posibilitatea prelungirii termenului în situațiile prevăzute de legislația aplicabilă.

În cazul în care solicitarea nu poate fi soluționată sau este refuzată, vă vom comunica motivele deciziei, precum și drepturile de care beneficiați în conformitate cu legislația aplicabilă.

12. Modificarea Politicii de Confidențialitate

West City Hotel își rezervă dreptul de a modifica sau actualiza prezenta Politică de Confidențialitate ori de câte ori este necesar, pentru a reflecta modificări legislative, schimbări ale serviciilor oferite sau ale modului în care sunt prelucrate datele cu caracter personal.

Versiunea actualizată va fi publicată pe website și va produce efecte de la data publicării, dacă nu se prevede altfel.

Vă recomandăm să consultați periodic această pagină pentru a fi la curent cu eventualele modificări.

13. Date de contact

Dacă aveți întrebări privind prezenta Politică de Confidențialitate sau modul în care West City Hotel prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal, ne puteți contacta utilizând una dintre următoarele modalități:

West City Hotel S.R.L.

• Adresă: Str. Avram Iancu nr. 442–446, Florești, jud. Cluj, România
• Telefon: +40 264 501 820
• E-mail: dpo@westcityhotel.ro
• Website: www.westcityhotel.ro

Vom depune toate eforturile pentru a răspunde solicitărilor dumneavoastră în cel mai scurt timp posibil și în termenele prevăzute de legislația aplicabilă.